In seguito alla giornata informativa che ho gestito come relatrice presso la Camera di Commercio di Nuoro e a seguito dell’incontro avuto a Roma, tra gli altri, con il Ministro per la Pubblica Amministrazione Marianna Madia, con il direttore dell’Agenzia per l’Italia Digitale Alessandra Poggiani oltre che con Agenzia delle Entrate e Ragioneria dello Stato, mi sembra opportuno trasmettere alcuni dei passaggi chiave relativi alla fatturazione elettronica, che entrerà obbligatoriamente in vigore dal 31 marso per tutti i rapporti verso le Pubbliche Amministrazioni, tenendo conto che qualora l’esigenza di maggiori informazioni fosse comunque diffusa e riscontrassi da vostre richieste (anche inviatemi per mail all’indirizzo antonella.fancello@gmail.com) la necessità di ripetere l’evento anche a Dorgali, sono disponibilissima a fissare un incontro con piccole e medie imprese, professionisti e operatori PA non presenti a Nuoro il 9 marzo in Camera di Commercio.

DI COSA SI PARLA?
A partire dal 31 marzo 2015 tutte le pubbliche amministrazioni non potranno più accettare dai propri fornitori fatture cartacee, ma solo elettroniche NE’, SEMPRE LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI, POTRANNO PAGARE PRESTAZIONI SE NON DIETRO UNA CORRESPONSIONE DI FATTURA ELETTRONICA E NON CARTACEA: questo significa che la Pubblica Amministrazione che paga anche solo parzialmente una fattura emessa cartacea dopo il 31 marzo 2015, incorre in un illecito.
Si tratta di uno snodo di particolare importanza per:
– i fornitori di beni e servizi verso le amministrazioni, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e alla loro conservazione digitale;
– le pubbliche amministrazioni, chiamate ad effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica e alla loro gestione esclusivamente informatica;
– gli intermediari (banche, Poste, commercialisti), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per la conservazione a norma.
NON SI TRATTA DI UNA RIFORMA FISCALE (la fattura è sempre quella emessa seguendo la normativa del Decreto del Presidente della Repubblica datato 1972, istitutivo dell’IVA e successive modifiche); NÉ SI TRATTA DI MISURE ANTI EVASIONE: è stato lo stesso Ministro Marianna Madia che ha sottolineato quanto chi non facesse le fatture di carta prima, non faccia nemmeno adesso le fatture elettroniche.
E’ INVECE UN SISTEMA DI CONTROLLO DELLA SPESA, vale a dire di spending review, perché per la prima volta avremo un file e non un pezzo di carta che erroneamente poteva essere emesso più volte per la stessa prestazione,  un file che racconta quanto spende la pubblica amministrazione per beni e servizi e cosa compra; un documento elettronico veloce, scritto con un linguaggio in grado di parlare contemporaneamente con più interlocutori (l’amministrazione destinataria, la Ragioneria dello Stato, l’Agenzia delle entrate, il gestionale dell’intermediario banca o commercialista …) e che non dovrà mai essere stampato in nessuna fase del suo ciclo di vita che in questo modo farà scomparire faldoni impolverati, scorte di toner, buste e affrancature: l’intero ciclo è completamente digitale.
Vale la pena qui sottolineare qualche cifra per dare la dimensione di quale abbattimento di costi si parla: ogni anno l‘Amministrazione Centrale produce 110 milioni di documenti, che sono gestiti da 55.000 dipendenti; i costi sono dell'ordine di grandezza del 2% del PIL italiano.

Solo “dematerializzando” il 10% di questi documenti si potrebbero ottenere benefici dell'ordine dei 3 miliardi di euro all'anno: il valore di una manovra economica.
Di tutti i documenti cartacei, la fattura è quello più diffuso (in Italia ne vengono prodotte 1,4 miliardi ogni anno con un costo medio unitario di 7 euro, pari ad un costo totale di 10 miliardi di euro) ecco perché fatturare elettronicamente porterà a:
a) maggiore efficienza degli uffici;
b) riduzione dei costi per la gestione delle fatture;
c) pagamenti più rapidi ai fornitori;
d) possibilità di un monitoraggio efficace della spesa pubblica

In un Paese che, purtroppo, si contraddistingue per lo scarso uso delle tecnologie (siamo ahimè gli ultimi in classifica in Europa), la fatturazione elettronica diventa un’operazione di cultura digitale: per oltre 35 mila uffici e per gli oltre 2 milioni di loro fornitori (chiamati a gestire l’intero ciclo della fattura in modo differente a quanto fatto fino a ieri).
Senza una presentazione delle ragioni che hanno spinto a tale cambiamento e dei benefici che si possono ottenere è facile immaginare che – come accaduto in passato per altre scadenze – la sensazione sia quella di trovarsi dinanzi all’ennesima (inutile) complicazione tecnologica.

COS’È LA FATTURA ELETTRONICA?
Per fattura elettronica si intende un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite dalla firma elettronica di chi emette la fattura stessa, nonché dalla sua trasmissione tramite uno specifico Sistema di Interscambio.

QUALI SONO LE CARATTERISTICHE DELLA FATTURA ELETTRONICA?
• il contenuto è rappresentato, in un file XML (non è importante sapere cos’è un file xml, perché poi di fatto nella compilazione utilizzeremo un’interfaccia amichevole e sarà come se stessimo utilizzando una maschera di Excel o un elaboratore di testi comune), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.
• l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica di chi emette la fattura;
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php).

COS’È IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO?
Il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, FUNZIONA COME UN POSTINO ed è un sistema informatico in grado di:
• ricevere le fatture sotto forma di file;
• effettuare controlli formali e non di merito sui file ricevuti;
• Inviare i messaggi di ricezione, rifiuto o mancato recapito agli utenti che l’anno inviata.
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo, non legge la fattura, ne verifica solo la forma, e non è in grado nemmeno di conoscere o comunicare lo stato pagato/non pagato e, infine, non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture che sono interamente a carico di chi le emette e di chi le riceve: è a tutti gli effetti un postino che fa da tramite tra i diversi interlocutori.

SOGGETTI INTERESSATI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
• tutti coloro che sono fornitori di beni e servizi verso le Pubbliche Amministrazioni (dal fabbro che ripara il maniglione del portone del Comune alla grossa società che offre consulenza allo stesso Comune), sono obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e alla conservazione delle stesse prevista per legge.
• le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica
• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione prevista dalla legge.

COME FIRMARE LA FATTURA
Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura stessa tramite una firma digitale (QUALUNQUE tra quelle elencate su http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-elettroniche/certificati).
La firma è necessaria in quanto garantisce: l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente.

COME INVIARE LA FATTURA?
Esistono 5 modalità, la più semplice la meno onerosa e quella che non necessita alcun accreditamento presso il sistema di interscambio e l’invio tramite PEC (posta elettronica certificata), che però, attenzione, non deve essere utilizzata per conservare ma solo per inviare; la conservazione è un’altra cosa e deve essere fatta a norma secondo il DM del 17 Giugno 2014 che si è occupato nello specifico di conservazione di documenti elettronici.
Attraverso la PEC invierò la mia fattura all’indirizzo del sistema di interscambio sdi01@pec.fatturapa.it.
Posso attivare una casella PEC on line con dei costi annuali molto molto ridotti.

QUALI STRUMENTI POSSIAMO UTILIZZARE PER FATTURARE GRATUITAMENTE?
Allora, innanzitutto per tutti gli iscritti alla Camera di Commercio, Infocamere mette a disposizione uno strumento completamente gratuito per fatturare fino ad un massimo di 24 fatture all’anno (stiamo ovviamente continuando a parlare di fatture verso la PA e non di tutte le altre): su https://fattura-pa.infocamere.it/fpmi/service basta avere la Carta Nazionale dei Servizi, anch’essa rilasciata gratuitamente dal sistema camerale per tutti gli iscritti, e seguire la procedura guidata; se la necessita è quella di fatturare più di 24 fatture PA annue, allora il sistema consigliato è quello che si puo’ utilizzare, sempre gratuitamente, dentro il Mercato Elettronico delle PA il MEPA: su https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/ occorre semplicemente iscriversi e non è necessario essere dentro MEPA con delle transazioni attive; dentro MEPA non possono però fatturare i professionisti, partite IVA; un altro software fruibile gratuitamente è quello fornito dalla Regione Lazio, che ha investito tantissimo per i propri cittadini residenti e mettendo a disposizione il proprio strumento anche per tutti gli altri: http://www.laitspa.it/laitweb/?vw=contenuto&id=41 il sistema è un po’ più macchinoso ma gratuito con un unico limite: non si occupa dell’ultima fase del ciclo della fatturazione vale a dire la conservazione a norma.
In rete, poi, le offerte pullulano da parte di aziende che si propongono per gestire il ciclo completo della fatturazione, spesso a costi non proprio esigui, tenendo conto che solo la PA deve necessariamente scegliere tra gli organismi accreditati, i privati non hanno alcun obbligo e possono scegliere di conservare le proprie fatture semplicemente seguendo la normativa ma scegliendo liberamente con chi conservare.

Per quanto riguarda i professionisti (partite IVA, per intenderci, come me) l’Agenzia per l’Italia Digitale ha fatto sapere che è allo studio uno strumento apposito solamente per questa “crescente” categoria: questo non significa che fino ad allora siamo esenti dal fatturare elettronicamente verso la PA ma soltanto che non abbiamo a disposizione uno strumento gratuito.
Si tratta, diciamolo, di una grossa rivoluzione, non fiscale, non mi stanco mai di ripeterlo, ma digitale e che proprio per questo potrebbe avere degli intoppi proprio a causa del divario digitale e che impatta in maniera significativa su un processo e su tutta una serie di abitudini interne alle pubbliche amministrazioni che, credetemi, sono quelle che in questo momento affrontano il cambio più epocale perché comunque il ciclo interno di quei documenti digitali prevede ugualmente la stampa e la firma e parliamo di abitudini, consuetudini interne e processi oramai consolidati che dovranno essere integralmente rivoluzionati dal digitale.

Ricordo a tutti che la firma digitale, essenziale per fatturare elettronicamente, può essere acquisita gratuitamente semplicemente attivando la propria tessera sanitaria elettronica (quella che noi siamo abituati ad utilizzare semplicemente come tessera con il codice fiscale), la tessera si attiva presso le sedi ASL, quindi anche a Nuoro in Via Manzoni (uffici ex Inam).
Invito chiunque volesse approfondire a visitare il sito che, davvero, è fatto benissimo, semplice da consultare con simulazioni e link utili per la fatturazione http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm riferimento fondamentale per qualunque problematica inerente questo passaggio al digitale.

Come rete dei 110 Digital Champion di cui orgogliosamente faccio parte che su tutto il territorio nazionale si stanno occupando di organizzare eventi informativi anche sulla fatturazione elettronica, rete a cui si sta appoggiando in questo momento il Ministero della Pubblica Amministrazione oltre che l’Agenzia per l’Italia Digitale abbiamo un filo diretto sia con Alessandra Poggiani che dirige l’Agenzia per l’Italia Digitale per far venire fuori dai territori tutte le anomalie, i problemi o le inefficienze riscontrate in questo periodo di avvio del sistema che comunque ha già avuto un rodaggio significativo nei mesi scorsi percio’ non esitate se occorre a scrivermi e ad evidenziarmi cio’ che non va.
Questo è il link dal quale potrete scaricare le mie slide utilizzate durante il Digital Day in Camera di Commercio a Nuoro e che contiene informazioni più approfondite rispetto a quello che vi ho raccontato qui brevemente: http://www.nu.camcom.it/news/dettaglinews.asp?id=1085 (le slide sono in alto nella colonna di destra).

Ringrazio chi mi avesse letto fino in fondo e auguro a tutti di fare tante fatture elettroniche che in questo momento di crisi credo sia l’augurio migliore!